چگونه با ترفندهای ساده، در ورد، اکسل و پاورپوینت حرفه ای شوید؟

مایکروسافت آفیس مجموعه‌ای از نرم‌افزارهایی است که در محل کار و تحصیل، جزء ابزارهای اصلی ما محسوب می‌شوند. هر روز میلیون‌ها نفر از ورد برای نوشتن اسناد، از اکسل برای مدیریت داده‌ها و از پاورپوینت برای ارائه مطالب استفاده می‌کنند. اما آیا می‌دانستید که این ابزارها قابلیت‌های پنهان و میانبرهای ساده‌ای دارند که می‌توانند سرعت و بهره‌وری شما را چندین برابر کنند؟ در این مقاله، برخی از این ترفندهای کاربردی را بررسی می‌کنیم.

 

ورد فقط یک واژه‌پرداز نیست؛ یک ابزار قدرتمند برای ایجاد اسناد پیچیده است.

 

میانبرهای سریع برای فرمت‌دهی: به جای اینکه برای هر کار به منو بروید، از میانبرها استفاده کنید. برای مثال، با انتخاب متن و فشردن Ctrl + B آن را ضخیم، با Ctrl + I آن را مورب و با Ctrl + U زیر آن خط بکشید.

 

ابزار Format Painter: فرض کنید یک پاراگراف را با فونت، رنگ و اندازه خاصی تنظیم کرده‌اید و می‌خواهید همین فرمت را روی پاراگراف‌های دیگر اعمال کنید. کافیست روی پاراگراف مورد نظر کلیک کرده و سپس روی آیکون "Format Painter" (شبیه قلم‌مو) در نوار ابزار اصلی دوبار کلیک کنید. حالا می‌توانید فرمت را به هر تعداد متنی که می‌خواهید منتقل کنید.

 

جستجو و جایگزینی پیشرفته: با فشردن Ctrl + H، پنجره "Find and Replace" باز می‌شود. با استفاده از این ابزار نه تنها می‌توانید یک کلمه را با کلمه‌ای دیگر جایگزین کنید، بلکه می‌توانید فرمت، فونت یا حتی فاصله اضافی را در کل متن پیدا و اصلاح نمایید.

 

اکسل پادشاه داده‌هاست. با این ترفندها، از یک کاربر معمولی به یک تحلیلگر داده تبدیل شوید.

 

پر کردن سریع (Flash Fill): این قابلیت هوشمند، الگوهای شما را می‌شناسد. مثلاً اگر یک ستون شامل نام و نام خانوادگی دارید و می‌خواهید در ستون جدید فقط نام‌ها را جدا کنید، کافیست در سلول اول نام را تایپ کنید و سپس Ctrl + E را فشار دهید. اکسل به صورت خودکار بقیه نام‌ها را جدا می‌کند.

 

جدول‌های محوری (PivotTables): اگر با حجم زیادی از داده‌ها سروکار دارید، PivotTable بهترین دوست شماست. این ابزار به شما اجازه می‌دهد تا داده‌ها را به صورت خلاصه و قابل فهم دسته‌بندی و تحلیل کنید. کافیست داده‌های خود را انتخاب کرده و از منوی "Insert" گزینه "PivotTable" را بزنید.

 

اعتبارسنجی داده (Data Validation): می‌خواهید از ورود اطلاعات اشتباه جلوگیری کنید؟ از "Data Validation" استفاده کنید. مثلاً می‌توانید تعیین کنید که در یک ستون خاص، فقط اعداد بین ۱ تا ۱۰ وارد شوند. این قابلیت در منوی "Data" قرار دارد.

 

پاورپوینت فقط برای نمایش اسلاید نیست؛ یک ابزار برای طراحی بصری است.

 

استفاده از الگوی Slide Master: اگر می‌خواهید در تمام اسلایدهای خود لوگو یا فوتر یکسانی داشته باشید، به جای کپی پیست کردن در هر اسلاید، از "Slide Master" استفاده کنید. این ابزار در منوی "View" قرار دارد و به شما امکان می‌دهد تا یک بار تغییرات را اعمال کرده و در تمام اسلایدها آن‌ها را مشاهده کنید.

 

ابزار Eyedropper برای انتخاب رنگ: اگر می‌خواهید رنگ یک شیء در اسلاید را دقیقاً با رنگ یک تصویر یا متن هماهنگ کنید، روی شکل کلیک راست کرده و سپس از ابزار "Eyedropper" برای انتخاب رنگ دقیق استفاده کنید.

 

میانبرهای نمایش: در حین ارائه، با فشردن کلید B صفحه را سیاه و با فشردن کلید W آن را سفید کنید تا توجه مخاطبان را به خود جلب نمایید. با فشردن دوباره همان کلید، به نمایش اسلاید باز خواهید گشت.

 

نتیجه‌گیری

این ترفندها فقط بخش کوچکی از قابلیت‌های پنهان ورد، اکسل و پاورپوینت هستند. با تمرین و استفاده مداوم از آن‌ها، نه تنها سرعت کار خود را افزایش می‌دهید، بلکه اسناد، جداول و ارائه‌های حرفه‌ای‌تری را خلق خواهید کرد. از این به بعد، به جای اینکه فقط از ابزارهای اصلی استفاده کنید، به دنبال راه‌های جدید برای بهره‌وری بیشتر بگردید و قدرت واقعی این نرم‌افزارها را کشف کنید.

ثبت دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای الزامی علامت گذاری شده اند *